貸会議室を運営している事業者は、スペースを貸すだけではなくて、テーブル・イスのレイアウトや必要な機材などのサポートをしてくれます。イベントや会議をするのが慣れていなかったり、初めての経験だったりする場合は、営業担当者に相談してみましょう。専門の業者の場合は経験も豊富で、たくさんの事例を取り扱っていますからノウハウもあります。見落としてしまいそうな準備も教えてくれます。このサイトでは必見「知っておくべき貸会議室の割引料金と5つの常識」を深く掘り下げていきたいと思います！



 

 貸会議室には割引料金がある！

 

貸会議室を利用する方法はそれほどハードルが高い行為ではないですが、ちょっとコツをつかんでおけばいいでしょう。より便利に使えるほうがいいのですが、その一つの方法は割引制度があればそれを使うことです。利用したい貸会議室の施設が割引適用できるとはわかりません。しかし、最近は競争率も高くなっており、リピーターになって欲しいので割引料金を設定して満足度を高めるのがトレンドです。


ではどのような割引料金があるのかをご紹介しておきましょう。
 
 

早朝割引

時間帯によって割引が適用されるケースは多いです。特に利用者が少ない時間帯は、そのスペースを遊ばしておくよりも使ってもらうほうが効率は良いです。朝の早い時間帯は激安料金になっていることが多いです。利用時間に問題がなければ早朝は狙い目です。
 
 

複数割引

1部屋だけでなく、複数の部屋を借りた場合に割引してくれる制度です。
 
 

長期割引

支店・営業所など、サテライトオフィスとして営業拠点にするなど長期利用する場合の割引制度です。
 
 

直前割引

飛行機の料金みたいに、直前になって予約が入っていない場合の割引制度です。
 
 

その他

上記の割引以外に、土曜日・日曜日・祝日・夜間などは稼働率も高いですから、割増料金が設定している場合もありますので、見積もりの段階でしっかりとチェックしておきましょう。
 
 

【貸会議室の常識（1）】目的と料金のバランスで選択する常識

もしも貸会議室を利用するならば、可能な限りコストを削減したいのは当然ですが、それも限界があります。必要以上にコストセーブして十分な効果が見込めなかったらどうでしょうか。会議やイベントなどが失敗してしまうと逆効果になってしまいますし手配した担当者の責任問題にも、なりかねません。


華美な設備を選択する必要はありませんが、来場されるゲスト・参加者などの満足度を考えた場合、貸会議室の雰囲気で決まることもあります。商品やサービスをアピールしたい目的のイベントならば特に会場が持っている独特の空気感を利用することはメリットがあります。


金額が安いのは公共機関や地方自治体が所有している貸会議室です。こういったところは参加費用・入場料金が必要な営利を目的としたイベントには貸出していないこともあります。注意をしたいポイントになります。
 
 

【貸会議室の常識（2）】キャンセル料がいつからかかるのか確認する常識

貸会議室のシステムは運営会社・事業者によってそれぞれ違います。普通の流れで言いますと、まずは公式サイトや電話での問い合わせで空き状況を確認します。予約が取れるならば「仮予約」をします。数日間の一定期間の間に利用料金の一部もしくは全額を支払った段階で「正式予約」「本予約」となって契約が成立する場合が多いです。


予約していても、延期や中止など何かの事情があってキャンセルしなければならないこともあるでしょう。料金を先に支払ってもらうのは、貸会議室の運営会社にとって、直前のキャンセルになると販売チャンスが損失してしまうのを避ける目的もあります。


予約したあとになってキャンセルになると「キャンセル料」が発生します。イベントや会議を担当している責任者には、キャンセルした場合に、どれくらいのキャンセル料になることをしっかりと伝えておきましょう。書面で報告しておいて了解を得ておくといいですね。安易な計画の変更を避ける意味もあります。


キャンセル料は借りる期日に近ければ近いほど高額になってきます。その日数や金額は運営会社・事業者毎に違います。もしも、スケジュールが変更になる可能性があるならば、キャンセル料の項目も選択する条件になるでしょう。万が一、キャンセルになる場合は、一日でも早く連絡することが余計な出費も抑えられるし、ビジネスのマナーでもあります。
 
 

【貸会議室の常識（3）】人気が高い会場や繁忙期の予約は早めにする常識

ピークの時期は株主総会や新卒採用を目的としたセミナーなどが集中するシーズンです。イベントが多くなる時期や、新製品の発表や新入社員研修・四半期の変わり目などの節目は行事も多くなります。時期が重なってしまい会場の手配ができないことも多いです。


こういった会議やイベントは貸会議室を利用する目的の調査でもトップテンに入ります。貸会議室の手配担当になった場合は、早めに予約をしておかないと、条件にあう会場が手配できない場合もあります。可能な限り年間スケジュールが確定した段階で、貸会議室の施設選定や予約の時期も想定しておくと失敗しないです。


特に早い段階で予約が埋まってしまうのは、新しい施設・有名ビルの中にある貸会議室やアクセスの便利が良い都心部の会場です。できてから年月が経過していない新しい会場の場合はテレビ電話会議やインターネットの接続環境なども充実していて、最新設備を備えているケースが多いので人気が集中します。ゲストにも好印象となりますから人気の貸会議室を考えている場合は一日も早くアクションしましょう。タッチの差で予約が取れなくなったことは珍しくありません。「先ほど仮押さえされたばかりです……」という声は聞きたくないですからね。
 
 

【貸会議室の常識（4）】機材を持ち込む場合には機材同士の相性をチェックしておく常識

プレゼンテーションや発表をする場合にはスライドを利用することが多いです。パソコンに接続したプロジェクターで投影するのは普通になっています。全ての機材を持ち込む場合は慣れているのでトラブルはないでしょう。しかし、プロジェクターだけをレンタルする場合は、機材同士の相性も事前に確認しておきたいです。


公共団体や自治体の施設や古い会場の場合は機材が古い場合もありますから、最近にパソコンのOSに対応していない場合もあります。録音機材や投影機材・MDを使ったレコーダーやテープ式のビデオカメラなどの機材を現役で使っていることもありますので、打ち合わせ段階でしっかりと摺り合わせしておきましょう。


当日になって慌てることがないようにしましょう。不足している機材は調達できるのか、自社から当日持ち込むのかを明確にしておきましょう。
 
 

【貸会議室の常識（5）】機材や設備のサポート体制を確認しておく常識

もしも、テレビ会議システムや最新式のインターネット環境がある施設を利用する場合は当日のサポート体制がどのようになっているのかを打ち合わせしておきましょう。操作ミスやトラブルがあっても、その機材に習熟していない社員では対応しきれないケースもあるでしょう。


貸会議室を借りることはスペースを借りているだけではなくて、時間を借りているのです。貴重な時間を機材のトラブルで無駄にしないように心がけましょう。


 

 まとめ

 

いかがでしたでしょうか？必見「知っておくべき貸会議室の割引料金と5つの常識」をテーマにしてご紹介してきました。自社内のマンパワーが不足している場合もあるでしょう。そんな場合は、会場のセッティングや当日の受付や飲食の用意などの運営補助までオプションとアウトソーシングできる場合もあります。


アウトソーシングサービスは事業者によって対応できる場合とできない場合があります。例えば貸会議室専門事業者やホテルなどの宿泊業者は得意としているところです。しかし、料金が安い地方自治体や公共団体が管理している場合は基本的にありません。今回ご紹介したこと以外にも知っておくと失敗しません。

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